Planujecie ślub od dłuższego czasu. Ustalacie z podwykonawcami szczegóły, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Uroczystość zbliża się wielkimi krokami, a Wy mimo wszystko boicie się, że zapomnieliście o czymś istotnym? Dopełnieniem Waszych ślubnych przygotowań jest plan dnia ceremonii. To kluczowy element, który pozwoli Wam ograniczyć nieprzewidziane sytuacje i drobne „wpadki”. Specjalnie użyłam cudzysłowie, aby uświadomić Wam, że nikt oprócz Was, czy podwykonawców nie zna dokładnych ustaleń wesela. Nie traćcie nerwów przy małych potknięciach, bo to jedyny taki dzień w Waszym życiu! Warto się nim cieszyć i brać z tej chwili pełnymi garściami! Przygotowałam wskazówki, jak taki harmonogram stworzyć i o czym szczególnie pamiętać, czyli scenariusz dnia ślubu krok po kroku!
Wszystko, co możliwe zróbcie wcześniej
Przygotujcie w kopertach odliczone kwoty dla wybranych podwykonawców (wraz z krótką adnotacją do podpisania o odebraniu należności). Spakujcie niezbędniki, skompletujcie ubiór, czy potrzebne rzeczy na podróż i pobyt w hotelu. Jeżeli macie spory bagaż, a sala jest niedaleko możecie zawieść je wcześniej. Pamiętajcie wszystko, co tylko możliwe zrealizujcie z wyprzedzeniem!
Delegowanie zadań
Jeżeli powierzyliście bliskim konkretne zadania związane z organizacją koniecznie to z nimi potwierdźcie i omówcie. Może to być opieka nad starszymi, podwiezienie gości do obiektu weselnego, czy posiadanie apteczki. Najgorsze, co może wkraść się w ślubne przygotowania to chaos. Jeżeli każdy będzie wiedział co ma robić, unikniecie niepotrzebnych pytań i angażowania Was w bieżące sytuacje.
Sztab ślubny
Skontaktujcie się ze wszystkimi podwykonawcami na tydzień przed planowaną uroczystością. Przypomnijcie o kluczowych ustaleniach, umówcie się na konkretne godziny. Jeżeli zależy Wam na określonym elemencie związanym z zakresem ich prac, koniecznie im o tym powiedzcie. Nikt z nas nie czyta w myślach, więc to naprawdę odpowiedni moment, aby ustalić szczegóły. Podajcie także numer kontaktowy do świadkowej, aby w razie wątpliwości dana osoba mogła się z nią skontaktować. Dodatkowo spiszcie w jednym miejscu wszystkie kontakty do usługodawców, aby nie tracąc czasu móc się do nich dodzwonić.
Margines czasowy
Rozpisując scenariusz uwzględnijcie drobne odchylenia czasowe. Nie jesteście w stanie zaplanować ceremonii, czy atrakcji weselnej co do sekundy. Warto wziąć pod uwagę około 15 minutowy zapas. Często podczas wesela podejmowane są spontaniczne, ale kluczowe kwestie, za które odpowiedzialna jest konkretna osoba (manager, czy konsultant ślubny). Jednym z przykładów może być decyzja o podaniu tortu z opóźnieniem, ponieważ goście świetnie się bawią i nikt nie ma ochoty schodzić z parkietu. Powinniście dać tej osobie pewną swobodę, aby mogła działać i nie angażować Was w takie drobiazgi.
Scenariusz dnia ślubu krok po kroku
Dokładny plan dnia powinien zawierać kolejno następujące po sobie wydarzenia: przygotowania do uroczystości, ceremonię zaślubin, atrakcje i przebieg samego przyjęcia:
– zacznijcie planowanie dnia ślubu od godziny ceremonii
– rozpiszcie elementy poprzedzające ślub tj. przyjazd Pary Młodej i gości pod kościół, wyjazd gości z obiektu weselnego, podstawienie autokaru, błogosławieństwo, krótką sesję „first look” i bardzo szczegółową rozpiskę przygotowań
– make-up i fryzury ustalcie na konkretne godziny, zapiszcie wszystkie osoby chcące z nich skorzystać
– uprzedźcie gości, o tym, że muszą być punktualnie! Każde spóźnienie sprawi, że na Was drogie Panny Młode wizażystka będzie miała mniej czasu (!) Dodatkowo jeżeli ktoś bez uprzedzenia i na ostatnią chwilę chce skorzystać z usług musi poczekać, aż wszystkie Panie, które były umówione zostaną zrobione na bóstwo
– kluczowe jest, aby Wasza fryzura i makijaż były wykonane starannie, bez pośpiechu i utrzymały się jak najdłużej, dlatego jeśli to możliwe wybierzcie dla siebie późniejsze godziny (najpierw fryzura, później make-up)
– pamiętajcie, aby doliczyć czas na ubranie sukni i dodatków, najlepiej angażując do pomocy mamę, czy siostrę
– po samej uroczystości ślubnej doliczcie kilka minut na składanie życzeń (przez przybyłych nieuczestniczących w weselu), na ewentualne zdjęcie grupowe, czy zebranie gości do busa
– ważne, aby poinformować telefonicznie obiekt weselny, że ceremonia się zakończyła (najlepiej poprosić o to świadków)
– kolejnymi elementami wesela, które powinniście uwzględnić w harmonogramie są: składanie życzeń na sali, początek obiadu, zdjęcia grupowe, pierwszy taniec i rozpoczęcie bloku muzycznego
– warto omówić z salą na jakie godziny planowane są kolejne ciepłe posiłki, słodki poczęstunek oraz tort
– zaplanujcie także czas trwania atrakcji weselnych: podziękowań dla rodziców, pokazu barmańskiego, fotobudki, czy oczepin
– niezwykle ważne jest umieszczenie w widocznym miejscu informacji dla gości. O planowanym transporcie, wyznaczonej osobie posiadającej apteczkę, czy jeżeli zarezerwowaliście dodatkowy pokój do karmienia, o tym gdzie się znajduje
– istotne jest także pozostawienie dla nocujących gości wzmianki o tym, o której planowane jest śniadanie, jak długo trwa doba hotelowa, czy gdzie rozpoczynają się poprawiny
Scenariusz dnia ślubu krok po kroku
Harmonogram powinniście sporządzić w dwóch wersjach- bardzo szczegółowej dla Was, usługodawców i świadków oraz ten z atrakcjami i istotnymi informacjami dla gości. Alternatywą jest przygotowanie tablicy, na której wyszczególnione zostaną najważniejsze informacje.
Jak sami widzicie informacji jest sporo, a skupienie ich w jednym miejscu sprawi, że będziecie spokojni. Unikniecie gorączkowych pytań gości, a oni będą czuć się wyjątkowo „dopieszczeni” 🙂 Na koniec dodam, że wszystkie Pary decydujące się na jeden z moich pakietów ślubnych, mają taki plan w prezencie. To wtedy właśnie do mnie należy dopilnowanie wszelkich szczegółów.